導入により印刷費を２～３割削減することに成功
全社情報共有で活発な業務改善案がでるように
株式会社ビー・アイ運送様（以下 ビー・アイ運送）は、宮城県仙台市を拠点として、東北・北陸信越・関東エリアに営業展開を行っている運送会社です。本日は代表取締役社長：二階堂 孝宏氏、執行役員：杉山 晋三氏のお二方に『杜のOffice』を導入した背景や効果・活用法についてお伺いしました。
報告書や営業所間の情報共有、社内のコミュニケーション向上に使用している。
出張先でも情報を見ることができ、決裁がスムーズに行えるようになった。
●報告書の検索が簡単になって、探す時間が短くなった。
導入に至った経緯をお聞かせください。
社内の情報共有に課題を感じるようになったことがきっかけですね。これまでは各営業所から本社に対しメールやFAXで報告書が送られてきて、それを本社で印刷して社長に報告していました。しかし、デジタル化が進んでいる中でいまだ紙で報告している現状に疑問を感じていたこと、また、報告に対する回答やほかの営業所に意見を聞きたいところもあり、それを実現するのであればグループウェアが有効ではないかと考えていました。そんな時、主要荷主である佐藤株式会社様から『杜のOffice』の紹介を受け、いろいろ話をする中でいいよという声もあり、試験的に導入することを決めました。
今までは営業所からメールや電話で報告を受けていたそうですが、報告漏れや行き違いがあったりしましたか？
ありました。報告漏れもそうですが、「あの報告書どういうこと書いてあったけ？」と後で見返したいときに、ファイリングしてある中からそれを探す作業も手間で時間がかかっていました。それがグループウェアにまとまったことで簡単に検索できるようになり、探す時間がものすごく短くなりました。
●今あるネットワークを使えるクラウド版が導入しやすかった
検索はデジタルが得意とするところですね。キーワードや作成者・日時といった複数の項目で検索できるので、探す手間がすごく減ったと思います。試験的にお試しいただいている中で杜のOfficeの操作や機能等に不安なことはありましたか？
多少はありましたが、前職でグループウェアを使っていたこともあり、そこまで抵抗はありませんでした。導入しやすかった事がポイントでした。最初にグループウェアと聞いたときは、自社内にサーバを立てて情報システム専任者を置くといった形で、大掛かりなイメージを持っていたのですが、Webで出来るクラウド版があると知り、これなら今あるネットワークですぐに導入できることが分かり前社長へプレゼンしたところ導入できることになりました。
代表取締役社長 二階堂 孝宏氏
クラウド型グループウェアだとサーバを準備する必要がないので導入しやすですよね。ちなみに、グループウェアを導入する前に使っていたクラウドサービスはありますか？
デジタルタコグラフ（運転記録計）と運行管理サービスを使っていました。クラウドサービスに対して抵抗はなかったのですが、システムを管理する人がいないので、自分たちでやらなければいけないオンプレミス型の方が抵抗ありましたね。
●サポートがしっかりしているところが良い
クラウドに対する抵抗がなかったことからクラウド型で検討されていましたが、数あるグループウェアの中から杜のOfficeをお選びいただいた理由は何でしたか？
佐藤株式会社様から熱く紹介してもらって使うことになったのですが、サポートがしっかりしていた点が良かったですね。試験導入から使わせてもらっていますが、営業所間の情報共有にすごく最適なツールだと感じていますし、『杜のOffice』を気に入ってます!!
ありがとうございます！サポートの話があがりましたが、運用を軌道に乗せる中で大変だったところなどありましたか？
人事異動時にありがちなワークフローの承認ルートや管轄の変更を管理するのが大変でした。マニュアルを見ても、それを自分の組織にどう当てはめて変更すればいいのかわからなかったので電話で問い合わせたのですが、すごく丁寧に対応してもらって自分でもできる自信がつきました。
●印刷費を２～３割減らすことに成功
『杜のOffice』を導入してどのような効果がありましたか？
まずは、消耗品費の削減ですね。紙の印刷が減ったので、費用的に２～３割減りました。営業所によっては４～５割減ったところもあるようです。導入してからわかったことなのですが、『杜のOffice』の利用料と減った消耗品費がほぼ同じだったんです。
２～３割の削減は大きいですね。
執行役員 杉山 晋三氏
●活発な業務改善案がでるように
ワークフローに変更したことで、報告の内容に変化があったりしましたか？
変化ありましたよ。他の人の報告書やそれに対するコメントを見ることができるようになったので、自分の営業所にフィードバックして自主的に改善しているようです。また、各自が報告書の作り方や文章を見て学ぶようになりましたね。中々教えることができない部分なので、学べる環境ができたのもすごくいい効果です。
他の方の報告書やコメントを見て自主的に改善につなげるなんて、情報の横展開がスムーズですね。
はい。事故報告1つ取っても、事故報告を上げて当該営業所で対策を考え対策書を作成する手順なのですが、事故報告を上げた時点で、他営業所の所属長や主任から「こういうことって必要だったのでは？」「なぜこういう安全確認をしなかったんですか？」といった投げかけが出るようになりましたね。
予想以上の効果が出ているようですね。
そうなんです。対策書を作成した本人は、掲示するときにもう一度コメントに目を通して考えた対策内容を様々な角度から見るようになりました。もちろん事故が起きないことが一番ですが、万一起きてしまったときに、他営業所が自分事として考えるようになり全社にノウハウが蓄積されていると感じます。他には、クレームがあったときにすぐ掲示し横展開することで、同じようなクレームを起こさないようにしています。
社外や業界の動きを情報展開することもできそうですね。
はい。新聞記事で目にして関係ありそうなことは掲示板で掲示したりしていますよ。
●スマホに対応していて、出張先から見られるのがすごく便利
報告書のデジタル化がすごく効果があったようですね。その他に、こんなことにも使っている・こんなところが便利というところがあればお願いします。
スマホ対応していて、出張先で見られるのはすごく便利です。場合によってはパソコンやタブレットを持ち歩かないので、スマホで出来るというのはすごく良いです。導入する前は、出張から帰ると決裁待ちの書類が山積みになっていて内容確認や処理に時間がかかっていたのが、出張先で目を通せるようになったので、内容によっては出張先で決裁することもあります。
出張先で目を通して決裁できるようになってスピード感が出たのではないでしょうか。
あとは、ワークフローに「見積もり作成」というものを作りその中に原価計算の欄を設けたんです。この事業をやることでどれくらいの収支が見込めるかというものです。「見積もり作るときは必ずこれを使ってしっかりと計算してください」と周知して取り組んでいたら、社員が数字を意識するようになりました。こちらの立場としても、書式を統一して根拠（数字）を入れさせるようにしたので、承認しやすくなりました。反面、厳しくなったのでそれについてこれない人はいるかもしれないです。
●コメント機能で経営層の意見を伝えられる
承認しやすくなったのは予想外の効果でしたね。
それと申請後の状態やコメントが見れるのが社員の間で好評ですね。最近ビックリしたのは「社長って、こんなにスムーズに承認することもあるんですね」と言われたことですね（笑）理にかなっていれば当日でも承認する」と言いましたけど、、、
コメントがあると申請した本人も、しっかりと確認してもらえている安心感はあると思います。
その他には、飲み会の案内が回覧板で回ってきたり、「引っ越しました」と掲示されていたり、社内のコミュニケーションにも使ってますね。
余すことなく活用いただいているのが伝わってきます。最後に、今後の活用についてお聞かせください。
当面は現状通り役職者のみで運用する方向で考えていますが、情報共有の効果が出ているので、いずれはリーダーまで『杜のOffice』を使わせたいと思っています。
全社員で使うとどれほど活用できるのか、今から楽しみですね。
ありがとうございました！今後とも「杜のOffice」がお役に立てば幸いです。
