導入事例

Excelでソートしたり若干関数を使ったりして作成していましたが、かなり時間がかかっていて、それを作成するためにだいぶ残業もしていました。

Excelで予定を組むのが苦手で、もっと視覚的に、空きを見ながらマウスのドラッグ＆ドロップでできるものはないかなぁと探していました。

導入時、スタッフからの「えー！」は一切なかったです。

シフトの作成や変更は私が一人でしていて、スタッフにはスマホアプリで確認してもらっていますが、うちはスタッフがもともとグループウェアや医療介護専用SNSなどでスマホやタブレットを使っていたので、慣れていて全然抵抗はありませんでした。

ブラウザでできるし、スマホでもできるので、家でも時間が空いた時にできる、なんならお風呂で湯船につかりながらでもできる。外出先でも使えるし、訪問と訪問の間の10分とかの隙間時間も使える。

事務所に行かないと担当表作成ができないという課題を解決したいと思っていました。今ではいつでもどこでも、ちょっとした隙間時間でもできるようになって効率化ができています。実感としては50%ぐらいの業務効率化になっていると感じています。

結局Excelは事務所に来ないと見れないし、いじれないんですよね。

訪問看護の場合、点滴が入らない、訪問時に体調が悪く時間がかかり次の訪問予定を急に変更しなければならないことがよくあります。すぐにスタッフから電話が来るのですが、その時に私自身も訪問中だったり。

そんなとき今までは事務所に電話をして事務さんにExcelを見てもらったり、Excelの画面を写真で撮って送ってもらったりしていましたが、今はすぐにスマホで咲くSakuを見て、誰を誰に変更してという組み換えをバーッとしてLINEで全員に通知しています。どこからでも指示が出せて状況把握ができるっていうのはいいですよね。

訪問看護は訪問介護と比較して緊急がかなり入るので急に変更しなければならないことが多く、そんなときに視覚的に空いているところがわかるので誰に緊急対応をしてもらうとかの変更がしやすいです。

Excelで作成していた時は、その方につけてはいけないスタッフをつけてしまうミスもよくあって、それをスタッフから日々指摘されたりしていたのですが、「除外設定」のおかげでそれもなくなりました。

また、今までは過去の記録を見返して「この人行ったことないなぁ」とか見ながら組んでいましたが、咲くSakuではその利用者さんに対して行ったことがある人がわかるので、そんなことをしなくてもよくなって、すごく時間短縮になっています。

スマホアプリの「i（電話発信）」ボタンをすごく便利に使っています。

訪問看護の場合、利用者さんの具合が悪くて次に行くのが遅れるので次の方に電話するという場面がよくあります。そんな場合に咲くSakuがすごく便利なんです。

みんな自分のスマホから次の訪問先にすぐに電話ができます。「i」ボタンを押すことは多いです。

連携版では提供票は『寿』で作成したものを取り込みますが、『寿』での作業は事務さんにやってもらっているので、作業分担、役割分担をすることができるようになりました。

また、『寿』の提供票で定期の予定にお休みや変更が入っていた場合、そのまま咲くSakuに取り込まれるので、予定表を自動作成した時に提供票に入っているお休みや変更がそのまま反映され、作成がしやすくなりましたし、精度も上がりました。

以前はあった、お休みなのに訪問してしまうということもなくなりました。

今は事務所に一旦出勤してからスタートしていますが、もし事務所に出勤できなくなっても寿はリモートデスクトップでタブレットで開けるし、咲くSakuもスマホでできるので、いつでも直行直帰にできるなと準備段階で思っています。使っていて良かったなと感じています。

業種でいうと訪問介護、訪問看護になると思うのですが、管理者は事務作業に追われ本来するべきマネジメントに力を注げていないという課題があります。管理者不在のために閉める事業所もあります。

シフト作成も管理者の仕事ですが、管理者の仕事を減らすようなシステムは助かります。訪問看護はみんな使えばいいのになと思います。

予定はExcelで組むより咲くSakuで組んだ方が簡単だと思いますよ！