咲くSaku

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導入事例

いちき串木野市医師会立脳神経外科センター 訪問看護ステーションさくら様

いつでもどこでもシフト作成、シフト変更指示ができるようになり業務効率化!
咲くSaku導入事例_さくら
いちき串木野市を中心に地域における在宅医療の中核を担う事業所として訪問看護サービスの提供を行っていらっしゃいます。

〒896-0078
鹿児島県いちき串木野市生福5391-3
TEL:0996-32-2020
咲くSaku導入前
Excelでの予定作成にかなり時間がかかり、残業もしていた。
利用者につけてはいけないスタッフをつけてしまうミスも多く、訪問履歴の確認にも手間がかかっていた。
外出時での予定変更に苦慮していた。
咲くSaku導入後
提供票から予定表を自動作成できるようになり、時間短縮と精度向上が図れた。
予定表自動作成時に利用者と職員の組み合わせや訪問履歴も考慮されるので、ミスがなくなった。
外出先でもスマホで予定の確認、変更がその場で行えるようになった。
※最初に咲くSakuを単独でご利用いただいた後に、介護トータルシステム『寿』(株式会社南日本情報処理センター)連携版をご利用いただいております。
今回は管理者でいらっしゃる畑中様にお話を伺いました。

咲くSakuを利用する前はどのようにシフト管理を行っていましたか?

Excelでソートしたり若干関数を使ったりして作成していましたが、かなり時間がかかっていて、それを作成するためにだいぶ残業もしていました。
Excelで予定を組むのが苦手で、もっと視覚的に、空きを見ながらマウスのドラッグ&ドロップでできるものはないかなぁと探していました。

咲くSakuを利用する際、スムーズに導入できましたか?

導入時、スタッフからの「えー!」は一切なかったです。
シフトの作成や変更は私が一人でしていて、スタッフにはスマホアプリで確認してもらっていますが、うちはスタッフがもともとグループウェアや医療介護専用SNSなどでスマホやタブレットを使っていたので、慣れていて全然抵抗はありませんでした。
咲くSaku導入事例_さくら1

咲くSakuを導入して、運用面で変わったところはありますか?

ブラウザでできるし、スマホでもできるので、家でも時間が空いた時にできる、なんならお風呂で湯船につかりながらでもできる。外出先でも使えるし、訪問と訪問の間の10分とかの隙間時間も使える。
事務所に行かないと担当表作成ができないという課題を解決したいと思っていました。今ではいつでもどこでも、ちょっとした隙間時間でもできるようになって効率化ができています。実感としては50%ぐらいの業務効率化になっていると感じています。
結局Excelは事務所に来ないと見れないし、いじれないんですよね。
訪問看護の場合、点滴が入らない、訪問時に体調が悪く時間がかかり次の訪問予定を急に変更しなければならないことがよくあります。すぐにスタッフから電話が来るのですが、その時に私自身も訪問中だったり。
そんなとき今までは事務所に電話をして事務さんにExcelを見てもらったり、Excelの画面を写真で撮って送ってもらったりしていましたが、今はすぐにスマホで咲くSakuを見て、誰を誰に変更してという組み換えをバーッとしてLINEで全員に通知しています。どこからでも指示が出せて状況把握ができるっていうのはいいですよね。

咲くSakuのいいなと感じているところはどこでしょうか?

訪問看護は訪問介護と比較して緊急がかなり入るので急に変更しなければならないことが多く、そんなときに視覚的に空いているところがわかるので誰に緊急対応をしてもらうとかの変更がしやすいです。
Excelで作成していた時は、その方につけてはいけないスタッフをつけてしまうミスもよくあって、それをスタッフから日々指摘されたりしていたのですが、「除外設定」のおかげでそれもなくなりました。
また、今までは過去の記録を見返して「この人行ったことないなぁ」とか見ながら組んでいましたが、咲くSakuではその利用者さんに対して行ったことがある人がわかるので、そんなことをしなくてもよくなって、すごく時間短縮になっています。
咲くSaku導入事例_さくら2

咲くSakuでここ便利だなというところを教えていただけますか?

スマホアプリの「i(電話発信)」ボタンをすごく便利に使っています。
訪問看護の場合、利用者さんの具合が悪くて次に行くのが遅れるので次の方に電話するという場面がよくあります。そんな場合に咲くSakuがすごく便利なんです。
みんな自分のスマホから次の訪問先にすぐに電話ができます。「i」ボタンを押すことは多いです。

『寿』との連携版をご利用いただいて、さらに効率化されたと感じられる部分はありますか?

連携版では提供票は『寿』で作成したものを取り込みますが、『寿』での作業は事務さんにやってもらっているので、作業分担、役割分担をすることができるようになりました。
また、『寿』の提供票で定期の予定にお休みや変更が入っていた場合、そのまま咲くSakuに取り込まれるので、予定表を自動作成した時に提供票に入っているお休みや変更がそのまま反映され、作成がしやすくなりましたし、精度も上がりました。
以前はあった、お休みなのに訪問してしまうということもなくなりました。
咲くSaku導入事例_さくら3

コロナ禍で咲くSakuが役立った場面はありましたか?

今は事務所に一旦出勤してからスタートしていますが、もし事務所に出勤できなくなっても寿はリモートデスクトップでタブレットで開けるし、咲くSakuもスマホでできるので、いつでも直行直帰にできるなと準備段階で思っています。使っていて良かったなと感じています。

最後に、咲くSakuをどのような方に使ってもらいたいと思いますか?

業種でいうと訪問介護、訪問看護になると思うのですが、管理者は事務作業に追われ本来するべきマネジメントに力を注げていないという課題があります。管理者不在のために閉める事業所もあります。
シフト作成も管理者の仕事ですが、管理者の仕事を減らすようなシステムは助かります。訪問看護はみんな使えばいいのになと思います。
予定はExcelで組むより咲くSakuで組んだ方が簡単だと思いますよ!
咲くSaku導入事例_さくら4