咲くSaku

咲くSaku
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導入事例

河北町社会福祉協議会 様

シフト作成にかかる時間が半分以下になって、
業務分担できるようになりました!
咲くSaku導入事例_河北町社協
山形県河北町で様々な福祉サービスを提供していらっしゃいます。

〒999-3511
山形県西村山郡河北町谷地甲2325番地の2
TEL:0237-72-7800 / FAX:0237-72-2941
咲くSaku導入前
過去のシフト表をコピーして、のり・ハサミを使って切り貼りしながら作成していた
残業しても担当者2人では回せず、手の空いてる職員に手伝ってもらっていた
毎週毎週シフト作成に追われていた
咲くSaku導入後
シフトにかかる時間が減り、期日前日でも慌てずサクッと作れるようになった
担当者2人でシフト作成が出来るようになり、業務分担する余裕まで生まれた
シフト作成のために事務員1人を増やす必要がなくなったので経費削減につながった
今回は訪問介護のシフト作成を担当している逸見様、縄様にお話を伺いました。

咲くSakuを利用する前はどのようにシフト管理を行っていましたか?

2週間前に作ったシフトをコピー

提供票に照らし合わせてチェック

手書きで組み直し

名前からすべてエクセルに打ち込んで印刷

一人一人分に切り分け という手順でやっていました。
恥ずかしながら、2部印刷して一人ひとりに渡すものをハサミとのりを使って切り貼りしながら作っていました。
1週間ずつ作成していたので、毎週毎週、手が空いている職員に手伝ってもらいながら3~4人で作成していました。時には残業することもあり、毎週シフト作成に追われている状態でしたね。
咲くSaku導入事例_河北町社協1

咲くSakuを利用する際、スムーズに導入できましたか?

介護ソフトやメールで基本的なパソコン操作が出来ていたのでスムーズに導入できました。 最初こそ電話やメールでサポートしてもらいましたが、操作が簡単だったので今ではサポートなしで使っています。
たびたび機能強化もありますが、試しながらも迷うことなく使えています。 これまで手作業でやっていたシフト作成が、パソコンで出来るようになってすごく楽になりました。

ヘルパーさんの反応はいかがでしたか?

最初は印刷物の様式の違いに戸惑いがありましたね。これまで自作していたものと大きく変わったので、自分の名前を探すところからで…ヘルパーの皆さんには慣れるまでがんばっていただきました。 今では、名前の場所も覚えて、私たちよりも詳しく見て気配りしてくれる方もいらっしゃって助かっています。
ヘルパーの皆さんには印刷したものを配っています。事務所にはA3で印刷したものを原本として置いておき、毎日寄って確認してもらうようにしています。

長くお使いいただいてますが、咲くSakuのいいなと感じているところはどこでしょうか?

介護・障害・自費すべてのサービスを一括で管理できるところがすごく良かったです。 介護と障害で違うソフトを使っていて実績と予定を別々に管理していたので、咲くSakuがピッタリでした。
また、手作業だったところがパソコンに置き変わっただけなので、運用面でも大きな変化がなかったのも良かったです。
咲くSaku導入事例_河北町社協2

業務改善につながったところはありますか?

シフト作成にかかる時間が大幅に削減できて印刷の手間も減りました。
これまで私たち2人の他に手の空いている職員さんに手伝ってもらいながら数日かけてやっていたところが、咲くSakuを導入してからは、3時間くらいで作成できるようになりました。
また、作成は1週間分を交代で作成しているので、長ければ丸2週間シフト作成から離れられるので、他の業務を計画的に行えるようになりました。 提出〆切の前日にシフトが組めていなくても焦ることなく対応できるので心理的な負担が減りました。
今では、やめてしまった事務員の業務分担も行えているので、結果的に1人雇うより安く済みました。

最後に、咲くSakuをどのような方に使ってもらいたいと思いますか?

予定だけを管理したい方複数サービスを提供している方にお勧めしたいです。
実績と連動していないので、請求のことを考えずに気軽に予定の変更が行えます。また、介護と障害のように請求ソフトが分かれていてもまとめて管理できるので、シフト作成は咲くSakuだけで完結します。 シフトのために事務員1人を雇うより安いので、咲くSakuはお勧めです。
咲くSaku導入事例_河北町社協3